System rezerwacji na stronie internetowej – czy warto go mieć i jaki wybrać?

W dobie rosnącej cyfryzacji wiele firm zastanawia się nad wprowadzeniem systemu rezerwacji online na swojej stronie internetowej. Takie rozwiązanie oferuje wygodę dla klientów i automatyzację procesów dla biznesu, ale czy jest dla każdego i czy rzeczywiście warto je mieć? Poznaj moje doświadczenia i rekomendacje w tym temacie.

System rezerwacji na stronie internetowej – co to jest, jakie ma możliwości i jakie korzyści daje?

System rezerwacji na stronie internetowej pozwala – jak sama nazwa wskazuje – rezerwować terminy (wizyt w placówce, konsultacji online, noclegów, usług, biletów, itd.) za pośrednictwem Twojej strony internetowej. Działa to zazwyczaj tak, że użytkownik odwiedza stronę internetową, wybiera dostępną usługę, datę i godzinę, ewentualnie inne parametry, a następnie dokonuje rezerwacji, często z możliwością opłacenia jej od razu przez internet.

Jest to więc narzędzie pozwalające na automatyzację pewnych procesów, takich jak odbieranie telefonów od klientów, ręczne zarządzanie kalendarzem wizyt, wysyłanie przypomnień o zbliżającej się wizycie. Dla Ciebie, jako przedsiębiorcy, oznacza to oszczędność czasu i zasobów, minimalizacja błędów ludzkich, czy przejrzysty system z bazą danych o klientach. Dla Twojego klienta to wygoda i szybkość dokonywania rezerwacji o każdej porze dnia i nocy bez konieczności dzwonienia, pisania maili, ale za to z możliwością opłacenia usługi online. Przyznasz, że brzmi interesująco? 😉

Czy system rezerwacji online ma jakieś wady? Oczywiście, że tak. Z pewnością jedną z nich jest koszt wdrożenia lub utrzymania takiego systemu, jednak jak pokażę za chwilę, nie musi być on być wygórowany. Inną wadą posiadania takiego systemu jest konieczność przeszkolenia personelu z zarządzania nim, co może rodzić opory dla osób czujących się niepewnie w technologiach komputerowych. Również część klientów może zwyczajnie nie być zainteresowana dokonywaniem rezerwacji przez system online, jednak dla tych osób zawsze pozostaje do dyspozycji tradycyjny telefon czy e-mail.

Dla jakich branż warto wdrożyć system rezerwacji online?

Mówiąc w skrócie – system rezerwacji online przez stronę internetową można (a nawet należy) zastosować dla każdej branży, gdzie dla sprzedawanego produktu / usługi można przyporządkować określony stały czas trwania.

Szczególnie warto rozważyć wdrożenie systemu rezerwacji w takich branżach jak:

• branża beauty – gabinety kosmetyczne, fryzjerzy, barberzy, masaże, SPA
• usługi medyczne – gabinety lekarskie, stomatolodzy, psycholodzy
• turystyka i rekreacja – hotele, domki, noclegi, biura podróży, wypożyczalnie sprzętu rekreacyjnego i wodnego
• gastronomia – rezerwacja stolików w restauracji
• sport – rezerwacja sal sportowych, lekcji indywidualnych
• edukacja – lekcje językowe, warsztaty, szkolenia
• biznes, konsulting, prawo, księgowość, marketing – konsultacje biznesowe, prawne, marketingowe, księgowe, rezerwacja sal konferencyjnych,
• motoryzacja – wymiana opon, mechanika samochodowa, wypożyczalnia samochodów, usługi transportowe
• rozrywka – bilety na wydarzenia
• usługi dla zwierząt – hotel dla zwierząt, strzyżenie psów
• inne, które w tej chwili nie przyszły mi do głowy 🙂

To tylko część możliwości. Warto zastanowić się, czy w Twojej branży wdrożenie systemu rezerwacji ma sens. Jeśli tak, z pewnością interesuje Cię w jaki sposób wdrożyć taki system.

Dedykowany system rezerwacji czy gotowe rozwiązanie w modelu płatności jednorazowej lub subskrypcyjnej?

System rezerwacji można nabyć różnych formach. Między innymi:

• system dedykowany zaprojektowany i zaprogramowany indywidualnie pod konkretną firmę i jej potrzeby
• system bazujący na gotowym rozwiązaniu płatnym jednorazowo
• system bazujący na gotowym rozwiązaniu subskrypcyjnym

Jakie są wady i zalety poszczególnych rozwiązań i które warto wybrać?

System dedykowany to duże koszty wdrożenia i utrzymania, w praktyce zarezerwowany raczej dla dużych firm z dużymi zasobami i dużą liczbą procesów do automatyzacji. Jeśli jesteś mikro, czy małą firmą, szkoda Twojego czasu na zgłębianie tematu systemu dedykowanego, którego koszt to kwoty rzędu kilkadziesiąt – kilkaset tysięcy złotych, a swoje cele możesz osiągnąć za ułamek tej kwoty.

Zdecydowanie bardziej przystępnym cenowo i szybszym do wdrożenia rozwiązaniem jest skorzystanie z gotowego systemu rezerwacji w modelu płatności jednorazowej lub subskrypcji.

Jeśli posiadasz stronę na WordPress możesz rozejrzeć się za wtyczkami do rezerwacji, z których można polecić np. WP Amelia. Wtyczkę taką możesz kupić za jednorazową opłatę rzędu kilkaset – kilka tysięcy złotych w opcji Lifetime. Wtyczka ma duże możliwości, jednak jest przygotowana raczej na rynek anglojęzyczny (tłumaczenia, dostępne metody płatności, kwestie prawne, itd). Należy więc liczyć się też z dość dużym kosztem wdrożenia wtyczki na Twoją stronę, spolszczenia jej i dostosowania tak, by działała zgodnie z Twoimi oczekiwaniami. W zamian z to możesz korzystać z takiej wtyczki dożywotnio, bez dodatkowych opłat, co wydaje się kuszącym rozwiązaniem.

Istnieje jeszcze jedna opcja na wdrożenie systemu rezerwacji online na stronie internetowej. Jest to skorzystanie z platformy rozliczanej w formie subskrypcji (tzw. SaaS). Tego typu systemy są zwykle dobrze dostosowane do polskiego rynku, działają domyślnie po polsku i mają dużo wbudowanych opcji. Implementacja takiego systemu polega najczęściej na wklejeniu na stronie internetowej gotowego kodu, który powoduje wyświetlenie formularza rezerwacji. Oznacza to więc niskie koszty wdrożenia (właściwie tylko konfiguracja samego systemu bez większych ingerencji programistycznych w stronę www), ale wiąże się z koniecznością opłacania abonamentu, by korzystać z systemu.

Jaki system rezerwacji na stronę internetową polecam dla większości małych i średnich firm?

Z poprzedniej części artykułu wiesz, że na pewno nie polecę systemu dedykowanego. Jeśli rozważasz wdrożenie systemu rezerwacji skupiłbym się na wyborze gotowej wtyczki do WordPressa (tylko unikaj darmowych, bo z nimi będą później same problemy) lub gotowej platformy SasS.

Jeśli jesteś już pewien, że chcesz i będziesz korzystać z systemu rezerwacji, w długim terminie korzystniej cenowo będzie jednorazowo wdrożyć wtyczkę typu Amelia, gdzie za całe wdrożenie zapłacisz kwotę rzędu kilku tysięcy złotych i później już nic Cię nie interesuje.

Jeśli nie jesteś pewien, czy taki system rezerwacji online to odpowiednie rozwiązanie dla Ciebie – warto zainteresować się platformą subskrypcyjną. Masz tutaj niskie koszty wdrożenia i możliwość przetestowania platformy, a jeśli pomysł okażę się niewypałem, możesz po prostu zrezygnować z subskrypcji. W ostatnim czasie najwięcej wdrożeń systemów rezerwacji online przeprowadzałem właśnie w tym modelu, a najczęściej wybieraną przez Klientów platformą było Bookero. System ten ma przystępne ceny, dużo funkcjonalności i bardzo dobry support. Polecam zapoznać się z ich stroną i cennikiem oraz przetestować rozwiązanie w ramach 14-dniowego okresu próbnego.

Przykłady stron z wdrożonym systemem rezerwacji.

Poniżej przedstawiam dwa przykłady wdrożeń systemu rezerwacji. Pierwszy oparty o wtyczkę do WordPress, drugi o platformę Bookero.

Dla firmy Oponex (warsztat zajmujący się wymianą opon i mechaniką samochodową) zbudowałem stronę internetową WordPress z gotową wtyczką rezerwacji. Przy rezerwacji terminu klient może wybrać rodzaj auta, rodzaj usługi oraz termin, a następnie wpisać swoje dane i wysłać zgłoszenie. Administrator musi taką rezerwację zaakceptować, po czym termin znika z kalendarza. Wygląda to mniej więcej w ten sposób:

Drugi przykład to strona internetowa gabinetu epilacji laserowej byebyehair. Na stronie został wdrożony system Bookero, który uprzednio skonfigurowałem pod działalność Klienta. System ten może być połączony z płatnościami Przelewy24 (choć aktualnie nie jest), wysyła powiadomienia SMS, może też być zintegrowany z systemem do wystawiania faktur. Na stronie internetowej wygląda to w ten sposób, że wybieramy usługę, następnie aktywuje się kalendarz dostępnych terminów, następnie wpisujemy swoje dane i dokonujemy rezerwacji. Proste i schludne rozwiązanie, dostosowane graficznie do strony internetowej.

Chcesz wdrożyć system rezerwacji na swojej stronie?

Jak widzisz rozwiązanie takie ma wiele zalet, a nie musi kosztować fortuny, szczególnie jeśli korzystamy z gotowej platformy takiej jak Bookero. Jeśli chcesz wdrożyć system rezerwacji na swojej stronie, skontaktuj się ze mną. Ogarnę za Ciebie wszystko kompleksowo – od konfiguracji systemu, przez połączenie ze stroną internetową, po szkolenie z zarządzania rezerwacjami. Przekonaj się, jakie to miłe uczucie odbierać rezerwacje online bez konieczności prowadzenia długich rozmów, czy wertowania kalendarza w poszukiwaniu terminów.

O autorze

Cześć, mam na imię Artur i od 2010 roku pomagam firmom zdobywać klientów przez internet. Na co dzień zajmuję się tworzeniem stron internetowych i prowadzeniem kampanii marketingowych w internecie. Na tym blogu znajdziesz poradniki, ciekawostki i nowości związane z branżą internetową. Miłej lektury!