Twój mail firmowy wpada do spamu – co robić?

Uwaga – w związku z dużą liczbą zapytań, jakie dostaję w nawiązaniu do poniższego filmu, informuję że pierwszą czynnością, jaką powinien podjąć właściciel maila wpadającego do SPAM-u jest kontakt z dostawcą serwera. Dostawca na podstawie logów serwera będzie w stanie podjąć bardziej skuteczne działania naprawcze, niż właściciel skrzynki czy osoby zewnętrzne (np. ja).

Wspomniany w filmie link do sprawdzenia list RBL: http://www.anti-abuse.org (patrz sekcja Multi-RBL Check po prawej stronie)

Mail wpada do spamu – pomocy!

W powyższym filmie chciałbym naświetlić temat maili wpadających do spamu. Jest to niewątpliwie duży problem gdy wysyłamy pilne informacje, oferty, umowy, obsługujemy klientów – odbiorca może mieć wrażenie, że potraktowaliśmy go niepoważnie, tymczasem maile od nas leżą od kilku dni w folderze spam. Nie chodzi w tym filmie o maile masowe, newslettery, tylko o zwykłe skrzynki firmowe na prywatnych domenach. Za chwilę poznasz najczęstsze przyczyny wpadania do spamu i kilka wskazówek co można z tym fantem zrobić. Zapraszam do oglądania oraz przeczytania transkrypcji poniżej.

Zakładam, że nie wysyłasz ze swojej skrzynki co chwilę 200 maili o takiej samej treści do różnych adresatów, zawierających dużo linków, podejrzane załączniki, wrażliwe słowa kluczowe sklasyfikowane jako spam lub z grafiką przeważającą nad tekstem. Jeśli tak jest – to właśnie to może być przyczyną tego, że Twoje maile wpadają do spamu i zaprzestanie tego procederu powinno pomóc.

Co jednak w sytuacji, gdy korzystasz z poczty jak normalny użytkownik, a mimo to wpadasz do spamu? Są dwa realne scenariusze – albo odbiorca dodał Cię w swojej skrzynce do czarnej listy nadawców – z tym fantem nic nie zrobisz, ale dotyczy to tylko skrzynki tego konkretnego odbiorcy. Drugi scenariusz jest taki, że Twoja domena wpadła na aktualizowaną codziennie listę adresów wysyłających SPAM, tzw. RBL (realtime blacklist). 

Ale dlaczego miałbyś wpaść na listę RBL, jeśli korzystasz ze swojej skrzynki „normalnie”? Najczęstszą przyczyną takiej sytuacji są wirusy, które rozsyłają maile korzystając z naszej domeny. Wirus może być na Twoim komputerze, gdzie korzystasz z danej poczty lub na serwerze w plikach Twojej strony internetowej.

Co zrobić gdy Twój mail wpada do spamu?

• Po pierwsze warto zgłosić sprawę do operatora Twojego hostingu.
• Po drugie należy przeskanować komputer w poszukiwaniu wirusów i usunąć jeśli coś zostanie znalezione.
• Po trzecie należy zmienić hasła do maili. Najlepiej używać długich haseł zawierających duże i małe litery, cyfry i znaki specjalne. Wskazane jest cyklicznie zmieniać swoje hasło (np. co 2 tygodnie lub co miesiąc). Jeśli nie masz pomysłu na hasło – wpisz w google „generator haseł”.
• Po czwarte należy przeskanować pliki strony internetowej w poszukiwaniu skryptów wysyłających maile (w tym może pomóc Ci operator hostingu lub autor Twojej strony). Jeśli coś zostanie wykryte, należy to usunąć.
• Po piąte należy zaktualizować naszą stronę do najnowszej wersji systemu CMS (najczęściej wirusy dostają się na strony z nieaktualizowanym systemem, wtyczkami lub szablonami). Jeśli Twój cms ma taką możliwość – warto włączyć automatyczne aktualizacje i doinstalować wtyczki podwyższające bezpieczeństwo, blokujące roboty, itd. (np. WordPress oferuje takie rozwiązania i jeśli masz problem akurat z WordPressem – to mogę Ci pomóc, dowiedz się więcej o wsparciu technicznym dla stron www i skontaktuj się ze mną).
• Po szóste należy zmienić dane dostępowe do serwera, na którym trzymamy stronę.
• Po siódme – powinniśmy sprawdzić listy RBL w poszukiwaniu naszej domeny i wysłać powiadomienia do administratorów tych list o pozbyciu się problemu. Przykładową stronę przeszukujące listy RBL znajdziesz na początku tego tekstu. Możesz też wygooglować frazę RBL i pobawić się w detektywa we własnym zakresie. Na wybranej stronie należy wpisać naszą domenę lub adres IP naszego serwera i sprawdzić, czy jesteśmy zablokowani na którejś liście. Jeśli tak – klikamy w nią i… czytamy. Zwykle na stronach konkretnych list jest możliwość usunięcia naszej domeny (po uprzednim usunięciu przyczyny problemu), należy kierować się instrukcją przedstawioną na danej stronie. Listy z założenia są aktualizowane na bieżąco, jednak z doświadczenia wiem, że maile mogą jeszcze łapać się do spamu przez kilka dni po interwencji.

No coż, mam nadzieję, że ten film będziesz mógł potraktować tylko jako ciekawostkę i temat wpadania maili do spamu nigdy Cię nie spotka. Jeśli tak się zdarzy – skontaktuj się ze mną. Poza ratowaniem maili moja firma zajmuje się głównie tworzeniem stron www i sklepów internetowych – więc jeśli masz takie zapotrzebowanie – będziemy w stanie Ci pomóc.

Jeśli wskazówki z tego filmu były dla Ciebie przydatne – daj kciuk w górę pod filmem na Youtube, a jeśli chcesz dostawać więcej tego typu porad zupełnie za darmo – zasubskrybuj mój kanał i zapisz się na newsletter.

Jeśli masz inne wskazówki lub ciekawe doświadczenia z wpadaniem do spamu – podziel się w komentarzu pod filmem na YouTube.

Do usłyszenia w kolejnym filmie!

Zobacz także

Strony internetowe na Smart Watch i Smart TV

Kategorie: Strony internetowe

Zastanawiałeś się kiedyś, jak wygląda strona internetowa na urządzeniach typu Smart Watch, czy Smart TV? Jeśli nie, najwyższy czas...

Czytaj więcej Artykuł

Jak sprawdzać wyniki pozycjonowania strony SEO?

Kategorie: Reklama w internecie

Prowadząc lub zlecając pozycjonowanie strony (SEO) istotne jest, aby stale kontrolować osiągane wyniki. Monitorowanie kluczowych wskaźników SEO pozwala oceniać...

Czytaj więcej Artykuł

Jak poprawnie umieszczać zdjęcia na stronie www?

Kategorie: Strony internetowe E-commerce

Cześć, w poniższym filmie opowiem o tym, jak poprawnie umieszczać zdjęcia na stronie lub sklepie internetowym. Najczęściej prowadzeniem stron...

Czytaj więcej ArtykułWideo

Jak zarejestrować własną domenę internetową – aktualizacja 2019

Kategorie: Strony internetowe E-commerce Inne tematy

Cześć, w tym filmie pokażę Ci jak samodzielnie zarejestrować własną domenę internetową. Jest to aktualizacja filmu, który umieściłem na...

Czytaj więcej ArtykułWideo

Co to jest WCAG i dostępność na stronach internetowych?

Kategorie: Strony internetowe

Ostatnia dekada przyniosła ogromny postęp w zakresie świadomości ograniczeń, z jakimi mierzą się na co dzień osoby niepełnosprawne. Zarówno...

Czytaj więcej Artykuł