Jak pracować wydajniej? 13 (+1) tipów o produktywności dla freelancerów (i nie tylko).

Jak poprawić swoją wydajność w pracy – jako freelancer i nie tylko? Masz czasem tak, że zapomnisz o czym bardzo ważnym? Że ilość zadań w pracy cię przytłacza i nie wiesz za co się zabrać? Czujesz, że tracisz czas na nudne powtarzalne zadania? Te i wiele innych problemów związanych z wydajnością pracy przerobiłem przez 13 lat działaności jako freelancer, zajmujący się stronami internetowymi i kampaniami online. W tym artykule przedstawię Ci 13 osobistych wskazówek które pozwalają mi pracować wydajniej. 

Poprawa produktywności w pracy freelancera – wprowadzenie

W tym artykule przedstawię Ci 13 osobistych wskazówek które pozwalają mi pracować wydajniej, robić więcej rzeczy, przerabiać więcej zleceń. Będzie trochę o strategii biznesowej, oprogramowaniu, ale też o umiejętnościach miękkich. Poświęć kilkanaście minut, żeby to przeczytać, a prawdopodobnie znajdziesz tu pomysły na to, jak oszczędzić wiele godzin ze swojego przyszłego życia w pracy.

W swojej jednoosobowej firmie robię między innymi: strony i sklepy internetowe, pozycjonowanie, kampanie reklamowe w internecie, audyty stron, wsparcie techniczne, Google Analytics, prowadzę kanał na YouTube, tworzę filmy dla klientów i tak dalej. Poza pracą mam rodzinę i wszystkie problemy życia codziennego, jakie ma każdy z nas. 

Możesz pomyśleć – koleś robi tyle rzeczy to pewnie średnio mu to wychodzi. Ale chyba tak nie jest, bo mam w stałej comiesięcznej obsłudze około 50 firm, zarządzam kampaniami z budżetami kilkadziesiąt tysięcy złotych miesięcznie, co miesiąc robię kilka nowych projektów typu strona czy sklep, staram się w miarę regularnie publikować filmy i artykuły.

To wszystko to jest praca dla 5-10 osobowej firmy. Ja robię to wszystko sam, korzystając ze wskazówek, które chcę Tobie przedstawić. Zaczynajmy 😉 

Tip nr 1 – Program typu „lista zadań”

Program typu lista zadań – jeśli już używasz – powiesz – “ale banał”. Ale  jeśli jeszcze żadnego nie używasz, a zaczniesz i nauczysz się robić to dobrze, będzie to dla Ciebie bardzo duża pozytywna zmiana w pracy. Już nigdy niczego nie zapomnisz, a odhaczanie kolejnych zadań może stać się wręcz uzależniające, co bardzo pozytywnie wpłynie na Twoją produktywność! 

Na rynku jest mnóstwo tego typu aplikacji – darmowych i płatnych. Moja ulubiona appka nazywa się Things 3. Ma dwie wady – jest tylko na urządzenia Apple i jest dość droga. Poza tym ta aplikacja to koncert zalet i osobiście nie wyobrażam sobie bez niej życia.

Jak korzystam z tej aplikacji? Zapisuję w niej wszystkie nowe pomysły, ustalenia ze spotkań / rozmów, mam tam ustawione automaty powtarzające określone zadania co tydzień, miesiąc, rok. W oparciu o aplikację realizuję wszystkie skomplikowane projekty podzielone na etapy i zadania. Tego typu aplikacji można używać do zarządzania współpracą z innymi osobami.

Podsumowując – koniecznie potestuj aplikacje typu lista zadań i nie zrażaj się, jeśli na początku będzie ciężko. Czas poświęcony na naukę aplikacji z pewnością Ci się zwróci.

Tip nr 2 – Prodcedury do powtarzalnych usług

Jeśli wykonujesz usługi, które w gruncie rzeczy mają zawsze ten sam schemat, to spisz sobie wszystkie kolejne kroki, które są potrzebne do realizacji zadania. W przypadku tworzenia stron mogą to być: formalności, prototyp, projekt graficzny, programowanie, publikacji (oczywiście należy to robić bardziej dokładnie i opisać każdy kolejny krok). Wprowadź sobie je do programu do listy zadań i od nich rozpoczynaj pracę nad nowym projektem.

Raz przygotujesz taką listę, a później będziesz tylko odhaczać kolejne zadania zamiast zastanawiać się ”co ja mam teraz zrobić”. Po pierwsze – niczego nie zapomnisz i nie pominiesz, a po drugie nie będziesz tracić czasu na zastanawianie się co dalej. Przykładowo ja mam około 10 takich procedur – do tworzenia stron, sklepów, uruchamiania kampanii, Analyticsa, nagrywania filmu dla siebie, nagrań u klienta, itd.

Podsumowując – pracuj w oparciu o procedury a będzie ci po prostu łatwiej i szybciej. Czas poświęcony na ich spisywanie z pewnością Ci się zwróci.

Tip nr 3 – Paczki startowe do powtarzalnych usług

Wspominałem wyżej o procedurach. Paczki startowe są w pewnym sensie ich rozwinięciem, jednak nie dotyczą tylko paczki startowej z listą zadań w Twoim programie, ale innych bardziej ogólnych rzeczy, jak wzory umów, ofert, itd. Jeśli w swojej pracy robisz jakąś rzecz drugi, trzeci, piąty, setny raz… to zastanawiaj się zawsze co możesz zrobić, aby kolejnym razem zajmowało Ci to troszkę mniej czasu.

Przykład z mojego podwórka – aby stworzyć stronę na WordPress trzeba pobrać ten silnik, zainstalować na serwerze, przeklikać najważniejsze ustawienia, dodać podstawowe wtyczki, które zawsze się dodaje i tak dalej. Może to zająć np. 0,5h – 1h. A możesz przygotować sobie raz porządnie taką paczkę startową, mieć ją ukrytą na serwerze i nauczyć się ją instalować w taki sposób na każdym nowym projekcie, że cały proces zajmie ci 5 minut. Kilkadziesiąt minut zaoszczędzonych tylko na 1 kroku w na 1 projekcie. Pomnóż to przez 100 projektów i zobacz ile życia Ci zostaje 🙂 Ja stosuję tego typu startery właśnie do stron internetowych, czy wspomnianych wcześniej umów, ofert, itd.

Podsumowując – Jeśli masz taką możliwość w swojej działalności – zrób sobie paczki startowe, które przyspieszą Ci rozpoczęcie kolejnych projektów. Czas poświęcony na ich tworzenie, z pewnością zwróci Ci się w przyszłości.

Tip nr 4 – Gotowe cenniki

Kiedyś gdy klient odzywał się do mnie w sprawie stworzenia strony internetowej każdorazowo przeprowadzałem z nim szczegółową ankietę, wyceniałem projekt indywidualnie i… zajmowało mi to koszmarnie dużo czasu. W pewnym momencie same takie wyceny mogłyby stanowić osobny etat w mojej firmie, a chciałem pozostać firmą jednoosobową. Postanowiłem więc stworzyć gotowe cenniki do popularnych usług takie jak strony firmowe, typowe kampanie, itd. Co więcej, ujawniłem te cenniki na stronie internetowej.

To posunięcie dało mi kilka korzyści:

• Pozwoliło mi to od razu odfiltrować osoby, dla których np. moje ceny nie są akceptowalne.
• Gdy ktoś pyta mnie ile kosztuje strona internetowa – odsyłam go do cennika i zapraszam z powrotem z pytaniami.
• A więc zmniejszyło to w mojej firmie ilość wycen które bardzo często do niczego nie prowadziły.

Teraz większość moich klientów tak naprawdę korzysta z gotowych pakietów z cennika, które są po prostu dobre. Wiem to, bo zrobiłem w życiu kilkaset stron internetowych. Możesz mieć obawy przed publicznym pokazywaniem swoich cen. Przecież konkurencja może je zobaczyć, obniżyć o 100 zł i tracisz klienta. Owszem, może tak być. Zawsze znajdzie się ktoś, kto jest tańszy albo droższy. Ale wiedz, że cena to tylko jeden z czynników, który ma wpływ na decyzje zakupowe.

Podsumowując – potestuj jak wpłynie na Twój czas pracy pokazanie gotowych cen na stronie. Zawsze możesz ponownie je ukryć, zrobić jakąś promocję, i tak dalej. Powodzenia.

Tip nr 5 – Mądra praca z klawiaturą

Jeśli chcesz pracować wydajniej, musisz nauczyć się szybko pisać na klawiaturze oraz używać skrótów klawiaturowych do różnych programów. Oszczędzisz dzięki nim masę czasu! Gdy korzystasz z jakiegoś programu często, wyszukaj w Google przydatnych skrótów klawiaturowych i zacznij je stosować.  Ciężko się przestawić na początku, ale to się po prostu opłaca.

Warto też zapoznać się z aplikacjami typu Better Touch Tool. Pozwalają one automatyzować pisanie pewnych treści na podstawie własnych skrótów klawiszowych. Ja przykładowo często wysyłam klientom takie same maile z różnymi raportami, podsumowaniami, szkoleniami, itd. Ustawiłem sobie skróty klawiaturowe, które automatycznie tworzą mi całego maila, a ja tylko podmieniam np. link czy dane konkretnego klienta.

Nie pytaj nawet ile czasu mi to oszczędziło! A jak już jesteśmy przy klawiaturze, jak dużo pracujesz przy kompie, zainwestuj w dobrą myszkę, żebyś nie musiał za parę lat biegać po lekarzach z bolącym łokciem, czy nadgarstkiem.

Tip nr 6 – Automatyzacja faktur i przypomnień o płatnościach

Kiedyś wystawiałem ręcznie co miesiąc faktury stałym klientom. Przy większej liczbie klientów dochodziło do tego że traciłem pół dnia każdego miesiąca na to działanie. Zacząłem szukać rozwiązań i skorzystałem wtedy z programu do faktur online, który pozwala wystawiać automatycznie faktury cykliczne co miesiąc lub co określony czas. Raz ustawiłem sobie cały harmonogram, dodałem bazę klientów, kwoty faktur i od tamtego czasu nie muszę nic robić w tej sprawie. Dostaję tylko co miesiąc maila z programu, że moje faktury zostały wystawione i wysłane do klientów. Oczywiście mówimy tylko o fakturach cyklicznych, bo te jednorazowe trzeba po prostu wystawić ręcznie.

Jak już jesteśmy przy fakturach to poruszmy też temat płatności, szczególnie tych nieterminowych. Miewałem też problemy z nieterminowymi płatnościami i czasem jaki poświęcałem na upominanie się klientom. Ustawiłem więc w programie automatyczne przypomnienia o przekroczonym terminie płatności co kilka dni. W 90% przypadków to wystarczyło, bo przecież nikt nie lubi dostawać maili że zalega z jakąś płatnością.

Podsumowując – jeśli wystawiasz faktury cykliczne lub masz problemy z nieterminowymi płatnościami, potestuj popularne programy do faktur online. Nie są drogie, a oszczędzają dużo czasu.

Tip nr 7 – Autorskie systemy automatyzujące pracę

W swojej pracy mam dużo takich usług, które klienci muszą odnawiać np. hosting co rok, kampanię co kilka miesięcy, itd. Kiedyś każdego miesiąca brałem neseser, sprawdzałem którym klientom kończy się usługa danego miesiąca, wysyłałem im ręcznie maile o zakończeniu, przypominałem się, i tak dalej. Zajmowało to mnóstwo czasu i było kolejną bezsensowną czynnością, którą wiedziałem, że muszę zautomatyzować.

Poprosiłem więc głowy mądrzejsze ode mnie o napisanie autorskich programów, które same sprawdzają kiedy komu kończy się jaka usługa, wysyłają mu powiadomienie o zakończeniu, przypomnienia, umożliwiają przedłużenie 1 kliknięciem, po którym od razu automatycznie wysyła się faktura za przedłużenie. Ja dostaję informację dopiero gdy ktoś przekroczy termin na przedłużenie. Ze wszystkich usług odnawialnych około 95% załatwia mi ten automat bez jakiegokolwiek działania z mojej stron. Podobne automatyzacje można opracować w innych dziedzinach, np. różnego rodzaju ankiety, kalkultory, arkusze Excel, i tak dalej.

Podsumowujac – przemyśl, co można zautomatyzować w Twojej firmie dzięki dedykowanemu oprogramowaniu i zainwestuj w takie programy, ponieważ oszczędzą Ci dużo czasu w przyszłości.

Teraz przejdziemy do trochę bardziej “miękkich” kwestii związanych z optymalizacją czasu pracy.

Tip nr 8 – Szukaj własnego stylu pracy

Widzisz, w internecie czy książkach jest mnóstwo mądrych porad na temat produktywności i wydajności. Problem polega na tym, że każdy z nas jest inny i nie ma możliwości żeby jakaś metoda zadziałała tak samo u wszystkich. Na przykład możesz wyczytać, że najbardziej wydajnie pracuje się w godzinach 9-11 rano. Ale co z tego, kiedy Tobie najwygodniej pracować późnym wieczorem? Albo możesz przeczytać o różnych technikach na skupienie, jak choćby pomodoro, która polega na tym że przez X minut zajmujesz się tylko jedną rzeczą. Ok, ale co gdy Ty po prostu lubisz skakać między projektami i czujesz się lepiej gdy nie jesteś zamknięty w żadne ramy czasowe? Ja na przykład tak mam – lubię częste zmiany, lubię pracować w “kontrolowanym chaosie”, skaczę między zadaniami i robię kilka rzeczy na raz, ale wszystko mam zorganizowane w programie z listą zadań, o którym już mówiłem. Podsumowując – interesuj się produktywnością i sprawdzaj różne metody, ale wybieraj to, co dla Ciebie jest najlepsze, a nie to co każe Ci jakiś guru.

Tip nr 9 – Muzyka w pracy

Muzyka to coś co może Ci bardzo pomóc w pracy przy komputerze, ale też mocno zaszkodzić.

Pierwsza kwestia tyczy się rodzaju muzyki. Oczywiście każdy ma swoje preferencje, ale to czego lubisz słuchać na treningu niekoniecznie sprawdzi się w pracy gdzie potrzebujesz skupienia. Spotify w podsumowaniu rocznym poinformował mnie, że mój ulubiony gatunek muzyczny to coś, co nawet nie wiedziałem, że istnieje taka nazwa i nie potrafię jej powtórzyć (aktualizacja – po głębszym rozpoznaniu jest to jakiś spokojny rodzaj house’u), a poza tym nigdy nawet nie słucham tego poza pracą. Po prostu w czasie pracy słucham muzyki, która wprawia mój mózg w pewnego rodzaju trans, dzięki któremu pracuje mi się po prostu szybciej i wygodniej. Postaram się podrzucić przykładowy kawałek w komentarzu.

Druga kwestia związana z muzyką to playlisty. Nie trać czasu na zmienianie utworów co chwilę, poświęć go raz by ułożyć sobie kilka playlist lub skorzystaj z gotowych i skup się po prostu na swojej pracy. Podsumowując – sprawdź jaka muzyka działa na Ciebie najlepiej, ustaw playlisty, i działaj.

Tip nr 10 – Ograniczenie kontaktu telefonicznego

Moi klienci mnie za to „uwielbiają” 😀 z mojego doświadczenia nie ma w pracy freelancera internetowego nic gorszego od przerywania jej na odbieranie telefonu. Gdy starasz się pracować szybko i wydajnie, jesteś mega skupiony, odhaczasz kolejne zadania ze swojej listy, a co chwilę dzwoni telefon, na który tracisz kilka lub kilkadziesiąt minut to sam rozumiesz jak potrafi to namieszać i wybić z rytmu.

Od wielu lat nie mam na stronie internetowej numeru telefonu (aby nie dzwoniły do mnie przypadkowe osoby o przypadkowych porach), a na wszelkie rozmowy umawiam się mailowo na określony termin. Prawdopodobnie przez kilka lat ukrywania numeru telefonu straciłem bardzo dużą ilość potencjalnych zleceń tylko przez to, że ktoś nie mógł do mnie po prostu zadzwonić. Ale nie żałuję tego, bo i tak na te zlecenia nie miałbym czasu. Ci, którzy chcą ze mną współpracować, piszą maila i często otrzymują odpowiedź nawet w ciągu kilku minut.

Jeśli również zaplanujesz ukryć swój numer, uważaj, by nie zrobić tego za wcześnie. Ja zdecydowałem się na to, gdy miałem już stabilną liczbę stałych klientów i prawdodpobnie już nigdy nie wrócę do pokazywania swojego numeru w internecie. Jak już zrobisz kiedyś eksperyment z usunięciem swojego numeru z internetu, daj koniecznie znać jak ci poszło 🙂

Tip nr 11 – Gdy nie możesz wpaść na jakiś pomysł…

W branżach gdzie trzeba wykazać czasem jakąkolwiek kreatywność – np. przy projektowaniu strony internetowej czy robieniu filmu reklamowego, bardzo często zdarza się, że po prostu nie masz pomysłu. Siedzisz nad tym nie wiadomo jak długo, a nic ciekawego nie przychodzi Ci do głowy.

W takich sytuacjach u mnie najlepiej sprawdza się metoda, której sam nie wymyśliłem 🙂 ale gdzieś wytyczyłem czy usłyszałem. Chodzi o całkowite odcięcie się od danego projektu, komputera, a nawet całego biura. Idź i porób coś co sprawia Ci przyjemność, ja na przykład idę  takich sytuacjach pobiegać, popływać czy pojeździć na rowerze. Czasem wystarczy po prostu się wykąpać, jak Archimedes. Ty przestajesz wtedy myśleć o problemie, ale Twój mózg nadal szuka rozwiązania. I właśnie wtedy bardzo często dzieje się magia i wpadasz na ciekawe pomysły. Naprawdę warto to przetestować i znaleźć metodę odpowiednią dla siebie. Alternatywną metodę na wyszukiwanie pomysłów podam ci jeszcze w bonusowej wskazówce.

Tip nr 12 – Nie przestawaj się uczyć

Nie przestawaj się uczyć, optymalizować i myśl długoterminowo. Kto się nie rozwija ten stoi w miejscu, a gdy świat idzie do przodu to taka osoba zostaje w tyle. Ja mimo że w swojej branży jestem już 13 lat i wiem o niej naprawdę dużo, to wciąż się w niej doskonalę. Bądź jak prezydent Duda i ciągle się czegoś ucz. Serio! 

Poza nauką nowych rzeczy wyrabiaj w sobie nawyk do optymalizacji. Jeśli robisz coś drugi, piąty, dwudziesty raz – szukaj sposobów jak to przyspieszyć. Poświęcisz trochę czasu na te przemyślenia a może i pieniędzy na wdrożenie różnych mechanizmów, czy zakup programów, ale dzięki temu zaoszczędzisz kawał swojego życia w przyszłości. To jest właśnie myślenie długoterminowe, do którego Cię zachęcam. 

Tip nr 13 – Nie bój się odpuszczać

Nauka tego zajęła mi bardzo dużo czasu. Zawsze chciałem podjąć każde zlecenie, zarobić każde pieniądze, obsłużyć każdego klienta, zrobić dla każdego jak najlepiej. Aż poczułem że coś jest nie tak. Ciągłe zmęczenie, rozdrażnienie, brak czasu. To co zawsze sprawiało mi przyjemność zaczęło stawać się koszmarem przez nadmiar obowiązków. Jak pewnie się domyślasz – taki stan nie sprzyja wydajności w pracy.

Pewnego dnia po prostu odpuściłem nowe zlecenia. Umieściłem na swojej stronie czerwony pasek z taką informacją. Napisałem post na FB, wspomniałem o tym w filmie urodzinowym. Po 3 tygodniach od ogłoszenia tej przerwy, dostałem łącznie ponad 40 zapytań od nowych klientów. I powiem szczerze – przepraszam tych co pisali, ale nie miałem siły nawet tego przeczytać. Ty również, jak czujesz że to już ten czas – po prostu odpuść. Świat się nie zawali jak przegapisz trochę projektów, a wpłynie to pozytywnie na Twoją energię do tego co już robisz i co będziesz robić w przyszłości.

Bonus. Tip nr 14 – Sztuczna inteligencja a wydajność pracy

W dzisiejszych czasach nie sposób nie wspomnieć o tym czymś, co nazywa się AI czyli sztuczna inteligencja. Jak ktoś ma hopla na punkcie optymalizacji czasu pracy, to narzędzia AI będą dla niego prawdziwym zbawieniem. Osobiście z czatu GPT korzystam teraz częściej niż z Google a inwestycja w jego płatną wersję i połączenie go z internetem, była jedną z lepszych jakie poczyniłem.

W jednej z poprzednich wskazówek mówiłem o sposobie na poszukiwanie pomysłów. Jeśli nie chce Ci się iść pobiegać albo wykąpać – wpisz komendę w czat GPT i zobacz co Ci podpowie. Osobiście korzystam z niego do generowania treści, pomysłów, poszukiwania informacji i po prostu dla zabawy. Polecam się w to zagłębić, chociaż jak wszystko, na początku będzie to trudne, nic nie będzie wychodzić tak jak chcemy. Ale również tak jak we wszystkim – trening czyni mistrza.

Podsumowanie wskazówek na temat produktywności i wydajności w pracy

Załóżmy, że wdrożysz te wskazówki w swoim biznesie. Co wtedy zrobisz z całym zaoszczędzonym czasem? Masz dwie opcje – robić więcej projektów i zarabiać więcej kasy, albo przeznaczyć ten czas na cokolwiek innego.

Życzę ci takich wyborów, a jeśli jeszcze to czytasz i chcesz mi się jakoś odwdzięczyć – udostępnij ten artykuł znajomym, którzy mogą z niego skorzystać.

Zobacz także

Strona internetowa WordPress. Wady i zalety. Czy to dobre rozwiązanie dla Ciebie?

Kategorie: Strony internetowe

Strona internetowa WordPress to jedna z najpopularniejszych opcji dla firm każdej wielkości, od małych przedsiębiorstw po duże korporacje. Dzięki...

Czytaj więcej Artykuł

Czym są konwersje w analityce internetowej?

Kategorie: Inne tematy

Posiadasz już stronę internetową lub dopiero planujesz ją zbudować? Z tego artykułu dowiesz się czym są konwersje w analityce...

Czytaj więcej Artykuł

Co sprzedawać w internecie? Instrukcja Google Trends

Kategorie: E-commerce Przydatne narzędzia

Jeśli zastanawiasz się nad rozpoczęciem sprzedaży w internecie, ale nie masz jeszcze pomysłu co sprzedawać, to zapraszam Cię do...

Czytaj więcej ArtykułWideo

Mam nową stronę internetową, ale nie widać jej w Google – co robić?

Kategorie: Strony internetowe

Własna strona internetowa może stanowić świetne narzędzie reklamowe dla firmy. Bardzo często jednak nowo stworzona strona mimo, że świetnie...

Czytaj więcej ArtykułWideo

Co umieścić w sekcji above the fold strony internetowej

Kategorie: Strony internetowe

Jeśli planujesz zlecić komuś budowę strony internetowej lub zrobić ją samodzielnie, sprawdź moje wskazówki odnośnie wyglądu i treści, które powinny być zawarte...

Czytaj więcej Artykuł