Instrukcja Trello – proste, zespołowe zarządzanie projektami online

Trello to popularne narzędzie do zarządzania zadaniami i projektami, zarówno prywatnych, jak i tych, nad którymi pracuje zespół osób. Program już w darmowej wersji posiada wiele interesujących funkcji i będzie w pełni wystarczający do wielu zastosowań. W tym artykule przedstawię najważniejsze funkcjonalności Trello i przykładowy sposób na wykorzystanie go w praktyce. Dowiesz się jak wdrożyć do swojego zespołu Trello i sprawniej realizować nawet bardzo rozbudowane projekty.

Co to jest Trello

Trello to aplikacja do zarządzania zadaniami oraz dzielenia się postępami prac w ramach zespołu. Narzędzie działa w formie wirtualnej tablicy ze zbiorem rzeczy do zrobienia. Taka forma wyświetlania zadań sprawia, że o wiele łatwiej nadzorować postępy i zorientować się, kto nad czym pracuje w danym momencie.

Trello pozwala na stworzenie obszaru roboczego, do którego następnie przypisujemy tablice i współpracowników. Na tablicach natomiast umieszczane są listy, a w nich karty. Dzięki temu można każdej osobie znajdującej się w zespole przypisać zadania, które będą do wykonania w najbliższym czasie. Aplikacja Trello pozwala dodatkowo dodać opisy do zadań oraz termin jego realizacji. Dla łatwiejszego zarządzania wszystkimi zadaniami można skorzystać z opcji dodawania tagów, po których można wyszukać konkretne zadania. Największa zaleta narzędzia to fakt, że daje ono zupełną dowolność użytkownikowi i pozwala na dowolne przenoszenie kart i zadań w ramach programu. Wysoka elastyczność pozwala dostosować narzędzie pod własne potrzeby i w komfortowy sposób zarządzać pracą w zespole.

Trello posiada wersje płatną i darmową. Wersja darmowa pozwala na dodanie do narzędzia 10 tablic dla jednego obszaru roboczego. Dodatkowo w wersji darmowej dostępny jest dodatek Power-Up, który pozwala zamieścić na tablicy kalendarz, niestandardowe pola lub system raportowania pracy. Wersja płatna znosi natomiast ograniczenie 10 tablic dla zespołu, pozwala zamieszczać załączniki do 250 MB oraz daje nielimitowany dostęp do dodatków. Płatna wersja Trello z pewnością przyda się osobom, które koordynują wiele projektów jednocześnie i chcą korzystać z Trello bez żadnych limitów.

Trello posiada aplikację dostępną pod przeglądarką, na desktop oraz mobilną.

Zarządzanie projektami metodą kanban w Trello

Trello wykorzystuje metodologię kanban – znany na całym świecie system zarządzania projektami. Rozwiązanie to narodziło się w fabrykach Toyoty i polegało na przypinaniu karteczek z zadaniami na specjalnie przygotowanej tablicy. Na przestrzeni lat metoda ta stale ewoluowała, aby w efekcie przenieść się do rozwiązań online takich jak Trello. Wirtualna tablica pozwala na przypinanie nieograniczonej liczby „karteczek” z zadaniami. Dodatkowo posiada możliwość grupowania poszczególnych zadań i umożliwia znacznie łatwiejsze zarządzanie nimi.

Trello pozwala na pełne wykorzystanie metody kanban. Zadania można w dowolny sposób grupować, nadawać im priorytety, ustalać terminy wykonania czy dowolnie modyfikować ich kolejność. Korzystanie z rozwiązań online jest bardzo wygodne i daje olbrzymie możliwości w obszarze zarządzania projektami zgodnie z metodą kanban.

Jak wykorzystuję Trello w procesach związanych ze stronami internetowymi

Trello znakomicie sprawdza się w procesach związanych z budową, rozbudową oraz zarządzaniem stronami internetowymi.

Przy większości realizowanych projektów wymagających komunikacji zespołowej korzystam z tego właśnie narzędzia, które sprawdza się o wiele lepiej niż standardowa wymiana maili. Przede wszystkim Trello umożliwia podzielenie procesu tworzenia strony internetowej na poszczególne etapy, takie jak:

• wykonanie prototypu,
• projekt graficzny,
• wdrożenie programistyczne,
• publikacja,
• optymalizacja strony.

Zadania tego typu można porządkować w kolumnach, np: „Do zrobienia”, „W trakcie (+ imię odpowiedzialnego członka zespołu)”, „Do sprawdzenia” lub „Zrobione”. Analogicznie w procesie np. rozbudowy strony internetowej – zadaniami mogą być poszczególne funkcje do wdrożenia (warto wówczas dodawać kolumny np. „Do omówienia”, czy „Do wyceny”). Z powodzeniem Trello można wykorzysytwać też w zarządzaniu takimi projektami jak pozycjonowanie stron.

Możliwość przypisywania kolejnych osób do tablicy sprawia, że klienci i współpracownicy mogą nadzorować postęp prac lub dodawać nowe zadania do wykonania, analizować komentarze, wprowadzać poprawki. Zaletą zarządzania zadaniami w taki sposób jest możliwość komentowania konkretnych wątków. Dzięki temu wiemy, co dokładnie trzeba zrobić w poszczególnych etapach (i mamy do tego szybki dostęp), np. w zakresie prototypu, jakie uwagi wprowadzić do projektu graficznego, czy jakie zadania pozostały do wykonania w ramach publikacji strony.

W efekcie komunikacja z klientami dzięki Trello jest zdecydowanie wygodniejsza i efektywniejsza. Również klienci są zadowoleni z tego sposobu działania z uwagi na to, że mogą samodzielnie nadzorować postęp wszystkich prac i dodawać własne zadania i komentarze.

Jak założyć konto Trello

Aby założyć konto Trello wystarczy wejść na stronę trello.com i kliknąć przycisk Zarejestruj się, a następnie przejść przez standardowy proces weryfikacji adresu e-mail.

Jak utworzyć tablicę Trello

Po utworzeniu konta możemy przejść do swojej pierwszej, domyślnej przestrzeni roboczej oraz utworzyć na niej tablicę (korzystając z guzika Utwórz > Tablica). Podczas tworzenia tablicy możemy wpisać jej nazwę, wybrać kolorystykę, przypisać ją do przestrzeni roboczej (jeśli mamy kilka przestrzeni). Dodatkowo możemy wykorzystać szereg wbudowanych szablonów tablic przygotowanych przez Trello. W swojej codziennej pracy jeszcze nie zdarzyło mi się korzystać z szablonów, zdecydowanie wolę spersonalizować tablicę po swojemu. Jednak dla początkujących użytkowników Trello szablony prawdopodobnie będą pomocne.

Nasza nowa pusta tablica Trello może wyglądać w ten sposób:

Korzystając z guzika Zaproś możemy zaprosić kolejne adresy email do korzystania z tablicy. W kolejnym etapie warto skonfigurować swoją tablicę poprzez utworzenie na niej kolejnych list, uzależnionych od rodzaju projektu, nad którym pracujemy. W przypadku np. obsługi strony internetowej (wraz z jej rozbudową o kolejne funkcjonalności) nasza tablica może wyglądać następująco:

• Do omówienia
• Do wyceny
• W trakcie
• Do sprawdzenia
• Zrobione
• Archiwum

Jak dodawać listy i karty w Trello

Po dodaniu list, w każdej z nich możemy tworzyć karty. Nazwa karty może być nazwą zadania do wykonania (lub na przykład etapem realizacji projektu, np. prototyp, projekt graficzny, programowanie, publikacja, itd). W szczegółach każdej karty możemy przypisywać jej rozmaite parametry:

• załączniki
• tagi
• listy zadań
• daty realizacji
• dodawać osoby z zespołu
• komentarze
• dodatkowe opisy
• oznaczać w komentarzach osoby z zespołu
• inne funkcje (wersja Premium)

Po dodaniu zadań w postaci kart, a następnie w toku realizacji projektu, nasza tablica będzie się zapełniać. Po wykonaniu jakiegoś zadania możemy przesunąć je do innej listy. Np. gdy grafik wykona projekt graficzny, może przesunąć go do kolumny „Do sprawdzenia”. W komentarzu oznacza klienta, a ten dostaje powiadomienie mailowe. Wchodzi na Trello, sprawdza projekt, wypisuje w komentarzu ewentualne poprawki. Każdy członek przypisany do tablicy może śledzić postępy poszczególnych zadań.

W Trello możemy tworzyć wiele przestrzeni roboczych, w ramach nich wiele tablic, list i zadań. Przełączanie między obszarami roboczymi i tablicami jest bardzo proste (przez nawigację w górnej części aplikacji). Dzięki temu możemy w Trello w prosty sposób zarządzać wieloma procesami i mieć wszystko pod ręką.

Jeśli jeszcze nie korzystałeś z Trello – polecam zapoznać się z tym narzędziem. W tym artykule pokazałem przykłady związane z pracą zespołową nad projektami internetowymi, jednak z powodzeniem można wykorzystywać Trello do celów prywatnych.

Zobacz także

Dofinansowanie na sklep internetowy – skąd wziąć, gdzie szukać?

Kategorie: E-commerce

Dofinansowanie na sklep internetowy – skąd wziąć, gdzie szukać, od czego zacząć? Wiele sklepów, które zbudowałem dla moich Klientów...

Czytaj więcej ArtykułWideo

Sklep internetowy – jak zacząć? Checklista 10 rzeczy do przemyślenia.

Kategorie: E-commerce

Planujesz założyć sklep internetowy, ale nie wiesz jak zacząć? To jest checklista 10 rzeczy, które musisz przemyśleć najlepiej jeszcze...

Czytaj więcej ArtykułWideo

Jakie wymiary grafik stosować w social media

Kategorie: Reklama w internecie

Jeśli prowadzisz profile w mediach społecznościowych – obejrzyj ten film i poznaj wymiary grafik stosowane w najpopularniejszych portalach. Zobacz...

Czytaj więcej ArtykułWideo

Kalendarz e-commerce 2018 od Prestashop

Kategorie: E-commerce Reklama w internecie

 Ze względu na archiwalny charakter filmu kalendarz nie jest już dostępny. Zapraszam do subskrypcji kanału YouTube, na którym...

Czytaj więcej ArtykułWideo

Strona internetowa na abonament – czy to się opłaca?

Kategorie: Strony internetowe

Jeśli rozważasz zakup strony internetowej w rozliczeniu abonamentowym, sprawdź czy to rzeczywiście się opłaca oraz jakie są zalety i wady takiego...

Czytaj więcej Artykuł