Dokumenty Google – jak to działa?

Trudno sobie wyobrazić pracę – zwłaszcza biurową – a nawet życie codzienne, bez programów służących do edycji tekstów i danych. Do tworzenia pism używamy edytorów tekstów, do obliczeń – arkuszy kalkulacyjnych, do ekspozycji treści – prezentacji w postaci slajdów. Możemy posiadać pakiet Windows, w którym znajdziemy wszystkie te narzędzia, ale nie zawsze jest to opłacalne a nawet konieczne (klasyczny pakiet Office jest aktualnie płatny nawet dla użytkowników prywatnych).

Warto zastanowić się nad łatwo dostępną, darmową alternatywą, jaką jest Google Docs – pakiet narzędzi Google służących do tworzenia m.in. tekstów, arkuszy kalkulacyjnych i prezentacji w trybie online i offline, także na urządzeniach mobilnych.

Czym jest pakiet Google Docs?

Pakiet Google Docs pełni podobne funkcje, jak znany wszystkim użytkownikom komputerów z oprogramowaniem Windows pakiet Microsoft Office (lub dla użytkowników komputerów Mac program Pages, Numbers, Keynote). W Google Docs znajdziemy zatem m.in. narzędzia do edycji tekstów, tworzenia arkuszy kalkulacyjnych czy prezentacji. Jednakże Google idzie o wiele dalej, oferując użytkownikom znacznie szerszą paletę dostępnych rozwiązań – np. bardzo przydatne formularze.

Ponadto pakiet Google Docs jest dostępny online, co znacznie zwiększa możliwości w zakresie pracy zespołowej czy edycji dokumentów w dowolnym miejscu i czasie (od jakiegoś czasu również programy Microsoft są dostępne online).

Co to są dokumenty Google?

Jednym z podstawowych narzędzi pakietu Google Docs są właśnie dokumenty Google. Umożliwia ono tworzenie dokumentów tekstowych i ich edycję online. W pakiecie Microsoft ich odpowiednikiem jest program Word, na Macu Pages.

Dokumenty Google zawierają wszystkie niezbędne funkcjonalności – od zupełnie podstawowych (czcionka, akapity, rozmiar) aż po całkiem zaawansowane (takie jak statystyki tekstu czy pisanie głosowe oraz tłumaczenie).

Co to są arkusze Google?

Arkusze Google (Google Sheets) odpowiadają znanemu z pakietu Microsoft Office programowi Excel / Mac’owskiemu Numbers. Służą do akumulacji i analizy danych, zarówno liczbowych i jak i tekstowych. Umożliwiają zarówno prowadzenie prostych obliczeń (niezbędnych choćby przy prowadzeniu budżetu domowego), jak i zastosowanie bardziej zaawansowanych rozwiązań (np. tabele przestawne, różne formy sortowania i filtrowania).

Bardzo istotna jest możliwość użytkowania funkcji (w programie Excel nazywanych formułami), co pozwala na dogłębną analizę danych i prowadzenie zaawansowanych obliczeń oraz statystyk. Google Sheets zawiera spory zestaw operatorów matematycznych, logicznych i innych. Można również stworzyć wykres w pliku wybierając zakres danych, bez konieczności ich ręcznego wprowadzania.

Co to są prezentacje Google?

Prezentacje Google (Google Slides) są natomiast odpowiednikiem dostępnego w pakiecie Microsoft Office programu Power Point / Mac Keynote. Służą do tworzenia slajdów i prezentowania na nich różnorodnych danych – tekstu, grafiki, plików audio i video.

Mamy możliwość skorzystania z gotowych szablonów lub stworzenia własnych slajdów, wraz z licznymi opcjami ich animacji i edycji.

Jakie są zalety Google Docs?

Dlaczego więc korzystać z pakietu Google Docs? Chodzi przede wszystkim o dostępność i mobilność danych. Google Docs jest narzędziem funkcjonującym online, korzystającym z miejsca na dysku Google. Zaletą tego rozwiązania jest przede wszystkim stały dostęp do stworzonych treści, z każdego miejsca i w każdym czasie. Dokumenty łatwo się udostępnia, a zakres praw przypisywanych poszczególnym odbiorcom określa ich możliwości ingerencji w tekst. Znacznie ułatwia to efektywną pracę zespołową – na jednym dokumencie może nawet pracować kilka osób. Mają one z sobą łatwy kontakt – np. poprzez system komentarzy.

Gdzie znajdują się pliki stworzone w Google Docs?

Zapisywanie plików to ważny element pracy, o czym niemal każdy przekonał się osobiście, tracąc kiedyś w życiu ważne dane na skutek przypadkowego wyłączenia programu czy awarii sieci elektrycznej przed kliknięciem ikonki dyskietki. Google Docs zdejmuje z użytkowników ten ciężar – zapis następuje automatycznie na dysku Google, dzięki czemu mamy pewność, że nasza praca jest bezpieczna.

Pliki można również pobierać i pracować na nich w trybie offline. Łatwe jest ich następne nadpisywanie, podczas powrotu do pracy z użyciem sieci.

Dla kogo przeznaczony jest pakiet Google Docs?

Google Docs to narzędzie dla wszystkich – zarówno dla użytkowników indywidualnych, jak i dla firm. W podstawowej odsłonie dostępny jest całkowicie darmowo (zakres dostępnych funkcji jest na tyle szeroki, że na ogół wystarcza także przedsiębiorcom).

Firmy mają również możliwość wykupienia dostępu do dodatkowych funkcji, związanych głównie z pracą zespołową nad dokumentami i dostępnym miejscem na dysku Google.

Co należy zrobić, aby korzystać z Google Docs?

Korzystanie z Google Docs wymaga wyłącznie posiadanie konta Google. Jego założenie jest bezpłatne, łatwe i bardzo opłacalne, ponieważ umożliwia skorzystanie z bardzo licznych darmowych funkcji i narzędzi.

Wraz ze stworzeniem konta, otrzymujemy automatycznie dostęp do wszystkich tych udogodnień – m.in. Google Docs, Google Sheets, Google Slides, a także dysku Google.

Czy dane w chmurze są bezpieczne?

Obawy o bezpieczeństwo plików znajdujących się poza naszym komputerem bywają uzasadnione zwłaszcza w przypadku mediów społecznościowych czy serwerów oferujących przechowywanie danych. W przypadku Google ryzyko ataku i przejęcia danych zostało skutecznie zminimalizowane niemal do zera – dane są szyfrowane zarówno na etapie ich tworzenia, jak i w trakcie przesyłania i przechowywania.

Google nie udostępni także naszych danych podmiotom trzecim w celach marketingowych – np. dla tworzenia list mailingowych potencjalnych klientów.

Biznes i życie codzienne coraz częściej funkcjonują w dużej mierze online. Przemawia za tym wygoda użytkowania (dostęp do arkusza kalkulacyjnego ilustrującego możliwe wydatki ze smartfona, podczas robienia zakupów), jak i oszczędność miejsca (pliki znajdujące się w chmurze nie obciążają dysku, zminimalizowane jest ryzyko ataku, znacznie większe w przypadku prywatnego urządzenia).

Google Docs są zatem nie tylko alternatywą, ale coraz częściej – pierwszym wyborem, jeśli chodzi o pakiet do tworzenia, edycji i przechowywana plików.

Jeśli jeszcze nie znasz pakietu Google Docs – sprawdź koniecznie.

Zobacz także

Stan witryny w WordPress – dlaczego warto tu zaglądać?

Kategorie: Strony internetowe

Jeśli korzystasz z WordPressa i posiadasz wersję minimum 5.2, w Twoim panelu administracyjnym znajdziesz ekran Stan witryny. W tym...

Czytaj więcej ArtykułWideo

Jak włączyć tryb incognito na telefonie?

Kategorie: Przydatne narzędzia

Jak włączyć tryb incognito na telefonie? W tym filmie pokazuję to na przykładzie przeglądarek Chrome i Safari. Wielu moich...

Czytaj więcej ArtykułWideo

Jak przesyłać duże pliki przez internet – instrukcja WeTransfer

Kategorie: Przydatne narzędzia

Jeśli zdarzają Ci się problemy z przesyłaniem dużych plików drogą mailową, np. program pocztowy blokuje dodanie załącznika lub dostajesz...

Czytaj więcej ArtykułWideo

Instrukcja Hotjar – Zwiększ skuteczność swojej strony

Kategorie: Strony internetowe E-commerce Przydatne narzędzia

Cześć, jeśli posiadasz już stronę internetową, to prawdopodobnie zależy Ci na tym, by była ona jak najbardziej skuteczna, czyli...

Czytaj więcej ArtykułWideo

Kod promocyjny Google Ads 1200 zł – jak go uzyskać?

Kategorie: Reklama w internecie

Reklama za pośrednictwem Google Ads to obecnie jedna z podstawowych form promowania firmy w internecie. Korzystają z niej zarówno...

Czytaj więcej Artykuł