Trudno sobie wyobrazić pracę – zwłaszcza biurową – a nawet życie codzienne, bez programów służących do edycji tekstów i danych. Do tworzenia pism używamy edytorów tekstów, do obliczeń – arkuszy kalkulacyjnych, do ekspozycji treści – prezentacji w postaci slajdów. Możemy posiadać pakiet Windows, w którym znajdziemy wszystkie te narzędzia, ale nie zawsze jest to opłacalne a nawet konieczne (klasyczny pakiet Office jest aktualnie płatny nawet dla użytkowników prywatnych).
Warto zastanowić się nad łatwo dostępną, darmową alternatywą, jaką jest Google Docs – pakiet narzędzi Google służących do tworzenia m.in. tekstów, arkuszy kalkulacyjnych i prezentacji w trybie online i offline, także na urządzeniach mobilnych.
Czym jest pakiet Google Docs?
Pakiet Google Docs pełni podobne funkcje, jak znany wszystkim użytkownikom komputerów z oprogramowaniem Windows pakiet Microsoft Office (lub dla użytkowników komputerów Mac program Pages, Numbers, Keynote). W Google Docs znajdziemy zatem m.in. narzędzia do edycji tekstów, tworzenia arkuszy kalkulacyjnych czy prezentacji. Jednakże Google idzie o wiele dalej, oferując użytkownikom znacznie szerszą paletę dostępnych rozwiązań – np. bardzo przydatne formularze.
Ponadto pakiet Google Docs jest dostępny online, co znacznie zwiększa możliwości w zakresie pracy zespołowej czy edycji dokumentów w dowolnym miejscu i czasie (od jakiegoś czasu również programy Microsoft są dostępne online).
Co to są dokumenty Google?
Jednym z podstawowych narzędzi pakietu Google Docs są właśnie dokumenty Google. Umożliwia ono tworzenie dokumentów tekstowych i ich edycję online. W pakiecie Microsoft ich odpowiednikiem jest program Word, na Macu Pages.
Dokumenty Google zawierają wszystkie niezbędne funkcjonalności – od zupełnie podstawowych (czcionka, akapity, rozmiar) aż po całkiem zaawansowane (takie jak statystyki tekstu czy pisanie głosowe oraz tłumaczenie).
Co to są arkusze Google?
Arkusze Google (Google Sheets) odpowiadają znanemu z pakietu Microsoft Office programowi Excel / Mac’owskiemu Numbers. Służą do akumulacji i analizy danych, zarówno liczbowych i jak i tekstowych. Umożliwiają zarówno prowadzenie prostych obliczeń (niezbędnych choćby przy prowadzeniu budżetu domowego), jak i zastosowanie bardziej zaawansowanych rozwiązań (np. tabele przestawne, różne formy sortowania i filtrowania).
Bardzo istotna jest możliwość użytkowania funkcji (w programie Excel nazywanych formułami), co pozwala na dogłębną analizę danych i prowadzenie zaawansowanych obliczeń oraz statystyk. Google Sheets zawiera spory zestaw operatorów matematycznych, logicznych i innych. Można również stworzyć wykres w pliku wybierając zakres danych, bez konieczności ich ręcznego wprowadzania.
Co to są prezentacje Google?
Prezentacje Google (Google Slides) są natomiast odpowiednikiem dostępnego w pakiecie Microsoft Office programu Power Point / Mac Keynote. Służą do tworzenia slajdów i prezentowania na nich różnorodnych danych – tekstu, grafiki, plików audio i video.
Mamy możliwość skorzystania z gotowych szablonów lub stworzenia własnych slajdów, wraz z licznymi opcjami ich animacji i edycji.
Jakie są zalety Google Docs?
Dlaczego więc korzystać z pakietu Google Docs? Chodzi przede wszystkim o dostępność i mobilność danych. Google Docs jest narzędziem funkcjonującym online, korzystającym z miejsca na dysku Google. Zaletą tego rozwiązania jest przede wszystkim stały dostęp do stworzonych treści, z każdego miejsca i w każdym czasie. Dokumenty łatwo się udostępnia, a zakres praw przypisywanych poszczególnym odbiorcom określa ich możliwości ingerencji w tekst. Znacznie ułatwia to efektywną pracę zespołową – na jednym dokumencie może nawet pracować kilka osób. Mają one z sobą łatwy kontakt – np. poprzez system komentarzy.
Gdzie znajdują się pliki stworzone w Google Docs?
Zapisywanie plików to ważny element pracy, o czym niemal każdy przekonał się osobiście, tracąc kiedyś w życiu ważne dane na skutek przypadkowego wyłączenia programu czy awarii sieci elektrycznej przed kliknięciem ikonki dyskietki. Google Docs zdejmuje z użytkowników ten ciężar – zapis następuje automatycznie na dysku Google, dzięki czemu mamy pewność, że nasza praca jest bezpieczna.
Pliki można również pobierać i pracować na nich w trybie offline. Łatwe jest ich następne nadpisywanie, podczas powrotu do pracy z użyciem sieci.
Dla kogo przeznaczony jest pakiet Google Docs?
Google Docs to narzędzie dla wszystkich – zarówno dla użytkowników indywidualnych, jak i dla firm. W podstawowej odsłonie dostępny jest całkowicie darmowo (zakres dostępnych funkcji jest na tyle szeroki, że na ogół wystarcza także przedsiębiorcom).
Firmy mają również możliwość wykupienia dostępu do dodatkowych funkcji, związanych głównie z pracą zespołową nad dokumentami i dostępnym miejscem na dysku Google.
Co należy zrobić, aby korzystać z Google Docs?
Korzystanie z Google Docs wymaga wyłącznie posiadanie konta Google. Jego założenie jest bezpłatne, łatwe i bardzo opłacalne, ponieważ umożliwia skorzystanie z bardzo licznych darmowych funkcji i narzędzi.
Wraz ze stworzeniem konta, otrzymujemy automatycznie dostęp do wszystkich tych udogodnień – m.in. Google Docs, Google Sheets, Google Slides, a także dysku Google.
Czy dane w chmurze są bezpieczne?
Obawy o bezpieczeństwo plików znajdujących się poza naszym komputerem bywają uzasadnione zwłaszcza w przypadku mediów społecznościowych czy serwerów oferujących przechowywanie danych. W przypadku Google ryzyko ataku i przejęcia danych zostało skutecznie zminimalizowane niemal do zera – dane są szyfrowane zarówno na etapie ich tworzenia, jak i w trakcie przesyłania i przechowywania.
Google nie udostępni także naszych danych podmiotom trzecim w celach marketingowych – np. dla tworzenia list mailingowych potencjalnych klientów.
Biznes i życie codzienne coraz częściej funkcjonują w dużej mierze online. Przemawia za tym wygoda użytkowania (dostęp do arkusza kalkulacyjnego ilustrującego możliwe wydatki ze smartfona, podczas robienia zakupów), jak i oszczędność miejsca (pliki znajdujące się w chmurze nie obciążają dysku, zminimalizowane jest ryzyko ataku, znacznie większe w przypadku prywatnego urządzenia).
Google Docs są zatem nie tylko alternatywą, ale coraz częściej – pierwszym wyborem, jeśli chodzi o pakiet do tworzenia, edycji i przechowywana plików.
Jeśli jeszcze nie znasz pakietu Google Docs – sprawdź koniecznie.
